การวางแผนงานโครงการ

(Project Planning)

บริษัทสยามยานยนต์ จำกัด

เป้าหมาย

                นำระบบพัฒนาระบบการขายมาใช้งานภายในเดือน เมษายน 2555

วัตถุประสงค์

                วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบการขายให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิม ใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้นต่อการทำงานและต่อการพัฒนาต่อได้  การบริหารงานขายมีจุดหมายหลัก คือ บริหารให้งานการขายบรรลุผลตามแผนงานโดยให้ได้รับผลสำเร็จตามเป้าหมาย สิ่งที่เป็นหัวใจสำคัญของงานขายคือ การสร้างยอดขาย และทำกำไรให้ได้ในระดับที่พึงหวัง จึงอาจจัดวัตถุประสงค์ได้ว่า    1. เพื่อให้ได้ยอดขายตามเป้าหมาย

2. เพื่อให้ได้รับผลกำไรตามเป้าหมาย

3. เพื่อความอยู่รอดของกิจการ และความเจริญก้าวหน้า

ขอบเขตของระบบ

                โครงการพัฒนาระบบการขายสินค้า ได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเดิมทั้งนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบ มีรายระเอียดดังต่อไปนี้

1.ระบบมีการป้องกันข้อมูลในเครือข่ายคอมพิวเตอร์

2.ระบบจะต้องแบ่งการทำ งานแต่ละส่วนอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

3. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายขาย

หน้าที่หลัก

-         การขายสินค้า

-         การบริการลูกค้าและให้คำปรึกษา

-         การเพิ่มยอดขายต่อบริษัท

-         การสั่งจองสินค้า

-         การชำระเงิน

ระบบงานประยุกต์

-         ระบบการขายสินค้า

-         ระบบวงเงินสินค้า

-         ระบบสั่งซื้อสินค้า

-         ระบบชำระเงิน

ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายขาย

ระบบงาน	คำอธิบาย	ระดับการบริหารองค์กร
ระบบการขายสินค้า	เป็นระบบที่ต้องให้รู้ถึงการขายสินค้าของแต่ละปี	ระดับผู้ปฏิบัติงาน
ระบบวงเงินสินค้า	เป็นกระบวนการที่บริษัทต้องการรู้วงเงินของสินค้า	ระดับผู้ชำนาญการ
ระบบสั่งซื้อสินค้า	เป็นระบบขายที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า	ระดับผู้บริหาร
ระบบชำระเงิน	เป็นกระบวนการที่เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าแล้วจะต้องไปทำการชำระเงิน	ระดับผู้ปฏิบัติงาน

การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination)

กำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการพัฒนาฝ่ายการขายได้รับการอนุมัติจากการนำ เสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาและได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว ดังนั้น ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบจึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำ งานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่ เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิมในการกำหนดความต้องการครั้งนี้  ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะสัมภาษณ์และออกแบบสอบถามมีดังนี้

ปัญหาที่จะพบจากระบบเดิม

1. แผนกการขาย มีภาระหน้าที่นอกเหนือจากหน้าที่หลัก จึงทำ ให้งานที่ได้โดยรวมไม่มี ประสิทธิภาพ

2. พนักงานไม่สามารถเข้าถึงลูกค้าได้อย่างชัดเจน

3. การกระจายสินค้าในที่ต่างๆไม่มีความทั่วถึงอย่างที่ควร

4.  การวางแผนงานขายมีจุดหมายไปที่กำไรก็จริงอยู่ แต่พึงระลึกว่ากิจการมีผลกระทบจากต้นทุนขายและค่าใช้จ่ายในการขาย ซึ่งจะต้องควบคุมให้อยู่ในระดับหนึ่งที่สามารถสร้างผลกำไรได้ตามที่มุ่งหวัง

5. พนักงานในแต่ละแผนกไม่สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ทำ ให้เสียเวลาในการคัดลอกข้อมูลข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่ายแบบ LAN  ประกอบไปด้วย

1. เครื่องแม่ข่าย (Server) จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows NT

2. เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำ นวน 15 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ (Operating System) Windows 98 ซอฟต์แวร สำหรับงานสำ นักงาน Microsoft Office97

-แผนกฝ่ายขายและการตลาด ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานขายและการตลาด Microsoft Excel และ Microsoft Accesss สำหรับเก็บข้อมูลราคาสินค้า ข้อมูลตัวสินค้า

-แผนกฝ่ายขายและการตลาดใช้ซอฟต์แวร์ สำเร็จรูประบบฝ่ายขายและการตลาดและใช้ Microsoft Office สำ หรับงานทั่วไป

3. อุปกรณ์ต่อพ่วงได้แก่ เครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ (Laser Jet) จำนวน 2 เครื่อง และเครื่องพิมพ์แบบหัวเข็ม (Dot Matrix) จำนวน 3 เครื่อง

ความต้องการของระบบใหม่

1. สามารถเรียกดูข้อมูลสินค้าที่มีอยู่จริงในคลัง

2. สามารถแก้ไข หรือปรับปรุงข้อมูลราคาสินค้าได้

3. สามารถคำนวณราคาสินค้าได้โดยอัตโนมัติและแสดงรายงานได้

4. สามารถกำหนดกลุ่มลูกค้าและกลุ่มตลาด

5. ทุกแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

6. สามารถสืบค้นข้อมูลสินค้าได้ตามเงื่อนไขที่ต้องการ

7. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของฝ่ายขายและการตลาด

 8. การจัดทำ รายงานมีความสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่จะได้รับในระบบใหม่

ประโยชน์จากการนำ ระบบการขายมาประยุกต์ใช้ในบริษัท มีดังต่อไปนี้

1. ไม่มีการทำ งานที่ซํ้าซ้อน

2. ทุกแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

3. การทำ งานของแผนกฝ่ายขายและการตลาดมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4. สามารถประมวลผลรายการธุรกรรมและติดตามรายการสั่งซื้อสินค้าได้

5.กำหนด ราคาสินค้า บริการ กลุ่มลูกค้าและกลุ่มตลาดสินค้าโดยใช้ข้อมูลสินค้าตัวอย่าง และพฤติกรรมของผู้บริโภค

6. บริษัทมีภาพลักษณ์ที่ดีขึ้นในการนำ เทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ทางการตลาดต่อไป

7. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัท และการเพิ่มขึ้นของจำนวนพนักงานได้สามารถนำ ข้อมูลต่าง ๆ มาใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร เพื่อการวางแผนแข่งขันทางด้านการตลาดได้

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

(Process Modeling)

ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่

(System Requirement Structuring)

อธิบายแผ่นภาพระดับ 1

จาก Context Diagram ของระบบขายซึงสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบการขายนี้ได้แก่ ลูกค้า พนักงาน และหัวหน้าแผนกงานขาย ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบการขายนี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง (แต่จะไม่ทราบว่าทำอย่างไร) สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Data Flows เข้าและออกระหว่าง External Agents ของระบบได้ดังนี้

1.ลูกค้า

- ส่งข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า และข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าเข้าสู่ระบบ

- ภายในระบบจะมีขั้นตอนต่างๆ ในการจัดการการสั่งซื้อจึงสามารถแสดงใบเสร็จสินค้า ให้กับลูกค้าได้

2.พนักงาน

- เมื่อได้รับข้อมูลลูกค้าและข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า พนักงานจะส่งรายการสั่งซื้อและข้อมูลการ ตรวจสอบสินค้า

- เมื่อระบบทำงานเรียบร้อยจะแจ้งข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า และใบเสร็จให้กับพนักงาน

3.หัวหน้าแผนกงานขาย

- เมื่อหัวหน้าแผนกงานขายต้องการทราบข้อมูลต่าง ๆ จะส่งข้อมูลที่ต้องการค้นหาเข้าสู่ระบบ

- เมื่อระบบทำการประมวลผลเรียบร้อยจะส่งข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุง และรายงานต่าง ๆ ให้กับผู้จัดการ

แผ่นภาพระดับ 0

อธิบายแผ่นภาพระดับ 0

จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบขายออกเป็น 5 ขั้นตอน (Process) ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ (User Requirements) โดยการแบ่งแยกแต่ละ Process ตามหมวดหมู่ของข้อมูล ดังรายละเอียดต่อไปนี้

1. Process 1 ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลัก

เป็นระบบขายที่จัดการข้อมูลทั้งหมดของระบบ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

- เมื่อพนักงานต้องการปรับปรุงข้อมูลหรือว่าเรียกดูข้อมูลที่ต้องการจะส่งข้อมูลที่ต้องการปรับปรุงเรียกดูเข้าสู่ระบบจากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลลูกค้าหรือแฟ้มข้อมูลสินค้า มาทำการปรับปรุง เมื่อทำการปรับปรุงเรียบร้อย Process จะส่งข้อมูลไปจัดเก็บในแฟ้มข้อมูลเดิม ข้อมูลที่ได้ผ่านการปรับปรุงเรียกดู Process จะทำการส่งข้อมูลที่พนักงานต้องการเรียกดูไปให้กับพนักงาน

2. Process 2 สืบค้นสินค้า

เป็นระบบขายที่ทำการค้นหาข้อมูลสินค้า สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

- เมื่อลูกค้าต้องการสืบค้นข้อมูลสินค้ ลูกค้าจะทำการส่งรายการที่ต้องการค้นหาเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลสินค้าแล้วระบบจะทำการแสดงรายการที่ลูกค้าค้นหาให้แก่ลูกค้า

3. Process 3 สั่งซื้อสินค้า

เป็นระบบขายที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าสามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

- เมื่อลูกค้าต้องการสั่งซื้อสินค้าจะส่งรายการสั่งซื้อสินค้าเข้าสู่ระบบจากนั้น Process จะทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยจะนำข้อมูลไปบันทึกที่แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อและจะส่งใบสั่งซื้อสินค้าไปให้ลูกค้า

4. Process 4 ระบบชำระเงิน

เป็นกระบวนการที่เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าแล้วจะต้องไปทำการชำระเงิน สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

- เมื่อลูกค้าต้องการชำระเงินจะทำการส่งรหัสลูกค้า และเลขที่ใบสั่งซื้อเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลการชำระเงินมาทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยระบบจะทำการส่งข้อมูลการชำระเงินไปจัดเก็บที่แฟ้มข้อมูลการชำระเงินและส่งใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า

5. Process 5 พิมพ์รายงาน 

เป็นระบบขายที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับรายงานต่าง ๆ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

- เมื่อหัวหน้าแผนกงานขายต้องการพิมพ์รายงาน หัวหน้าแผนกงานขายจะทำการเลือกรายงานจากระบบจากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลลูกค้า โดยแฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ แฟ้มข้อมูลการชำระเงินมาทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยระบบจะทำการส่งรายงานให้กับหัวหน้าแผนกงานขาย

แผ่นภาพระดับ 1

อธิบายแผ่นภาพระดับ 1

Process 1 ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลักมีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 3 Process ดังนี้

1. Process 1.1 เลือกรายการและตรวจสอบรายการที่ต้องการปรับปรุง เป็นขั้นตอนการเลือกรายการและตรวจสอบรายการ

- Process จะทำการดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มข้อมูลลูกค้าและดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสินค้ามาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบรายการ

2. Process 1.2 แสดงข้อมูลเป็นขั้นตอนการแสดงข้อมูล

- Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 1.1 มาทำการแสดงข้อมูล

3. Process 1.3 บันทึกข้อมูลที่ปรับปรุงแล้วเป็นขั้นตอนที่ทำการบันทึกข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุงเรียบร้อย

- Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 1.2 นำมาประมวลผลจากนั้นจะทำการบันทึกข้อมูลไปยังแฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลลูกค้า และจะส่งข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุงไปให้กับพนักงาน

การออกแบบ User Interface

ขั้นตอนการออกแบบ User Interfaces และลำ ดับของการติดต่อกับผู้ใช้

ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง

 เป็นระบบงานที่ใช้สำหรับควบคุมระบบงาน แสดงสถานะการเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลังทั้งหมดของระบบงาน ECONS ไม่ว่าจะเป็นวัตถุดิบ, สินค้าสำเร็จรูป, สินค้ากึ่งสำเร็จรูป, วัสดุสิ้นเปลือง, เครื่องมืออะไหล่ต่างๆมีระบบงานสำหรับการตรวจนับสินค้าคงคลัง ทั้งการตรวจนับประจำปีและการตรวจนับแบบหมุนเวียน  สามารถรองรับการจัดเก็บสินค้าได้หลายคลังสินค้า (Warehouse), หลายที่เก็บ (Location), แยก Lot / serialและวันหมดอายุของสินค้า 

ระบบควบคุมการจัดซื้อ

เป็นระบบที่รับเอาแผนความต้อง การวัตถุดิบจากระบบการวางแผนการผลิตมาใช้ในการจัดซื้อ ทำให้ผู้ควบคุม ระบบงานจัดซื้อสามารถควบคุมปริมาณสินค้าคงคลังที่ต้องสั่งซื้อให้สอดคล้องกับความต้องการผลิต หรือการขาย สามารถจัดทำใบขอซื้อและอนุมัติ การจัดทำใบสั่งซื้อ การรับสินค้า การส่งคืนสินค้า ติดตามสถานะของขั้นตอนต่างๆ และจัดทำรายงานการรับสินค้าการตรวจสอบคุณภาพของสินค้าที่รับ, ตารางแสดงแผนงานการรับสินค้าใน แต่ละวัน และรายงานแสดงการล่าช้าของการส่งของ 

 สามารถจัดส่งข้อมูลการรับสินค้าไปยังระบบงานเจ้าหนี้และระบบการ วางแผนการผลิตอย่างอัตโนมัติ โดยไม่ต้องบันทึกซ้ำ

ระบบการกำหนดราคาสินค้า และการทำใบเสนอราคา 

      เป็นระบบที่ใช้ในการจัดทำใบเสนอราคา ให้กับลูกค้าหรือใช้คำนวณต้นทุนสำหรับสินค้าใหม่หรือเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม โดยสามารถลอกแบบมาจากสินค้าเดิมได้ทั้งในส่วนของโครงสร้างผลิตภัณฑ์และขั้นตอนการผลิตแล้ว นำมาแก้ไข เปลี่ยนแปลง หรือเพิ่มเติมตามความต้องการได้